CONTROL PRESUPUESTAL

 

DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS.

                                                     Salvador Rubio Mtz.

 COSTOS Y PRESUPUESTOS  5to. Cuatrimestre Licenciatura en Administración

  El presupuesto dentro de una empresa en la actualidad, se inicia en el área de ventas. La gerencia de ventas, debe realizar la planeación de ventas, basándose en los registros históricos o de temporada.

 Una vez que se obtiene el dato, se pasa a Gerencia Administrativa donde  junto con finanzas se revisa, y si la información es correcta se vincula junto con otros ingresos, es decir  aquellas entradas de efectivo que proviene de otros rubros  que no son propiamente relacionados con el giro del negocio, pudiendo ser alguna renta o servicio extra. En caso de que el presupuesto no sea correcto se regresa a l departamento de ventas para su corrección.

 Una vez revisado y aprobado se pasa la proyección de ventas a la Gerencia de operaciones, para que elabore su Planeación operativa del periodo. Esta planeación tendrá como objetivo el cumplir con la satisfacción de lo proyectado por el Departamento de Ventas. Este presupuesto debe estar basado en los cargos que se generaran durante todo el proceso: Mantenimiento, Costo de nómina: sueldos y prestaciones. Así como una proyección de los requerimientos de materia prima y diversos variables para lograr la producción planeada, y poder determinar el costo unitario o de producción.

 Una vez elaborada la planeación operativa, se pasa a Gerencia Administrativa, que junto con Finanzas, elaboran el Presupuesto Financiero. Es decir proyectan los gasto, así como ingresos calculados, generación de flujo de efectivo, y además el presupuesto de caja, para poder asegurar el logro de todos los presupuestos; para esto, elaboran simulaciones donde plantean diferentes posibles escenarios y a su vez las estrategias aplicables a cada uno de ellos.

PLANEACIÓN

Reflexión de la planeación

            La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización. Esta etapa es de suma importancia porque nos da un marco de referencia para la toma de decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional.

Sus beneficios son que los objetivos o metas se logran de una manera más fácil y con resultados efectivos, además permite asilar el trabajo improductivo reduciendo costos y cabe mencionar que permite manejar la incertidumbre del futuro ya que es incierto.

Existen ciertas limitaciones que influyen para que no haya una buena planeación tales como:

·         Planes y metas ambiciosos y fuera de alcance.

·         Autoritarismo en algún miembro de la organización.

·         Simplemente que no se lleve a cabo esta etapa.

·         Que la organización no sea innovadora y se encasille en su mismo método.

Dentro de esta etapa existen principios que se deben seguir ya que son la fuente, origen y causa inicial:

·         Universalidad: debe comprender factores como tiempo, personal, materia, presupuesto, etc.

·         Racionalidad: planes fundamentados lógicamente con objetivos y recursos necesarios.

·         Compromiso: el tiempo es un factor crucial por eso debe determinarse con precisión y solo se pueden comprometer fondos para la planeación cuando a futuro puedan recuperarse.

·         Previsión: cuando un plan se basa en experiencias y estudios anteriores puede reducir al máximo sus errores:

·         Flexibilidad: los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas.

·         Continuidad: los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior para poder cumplir metas globales.

·         Precisión: los planes deben ser precisos carentes de afirmaciones vagas e inconclusas.

·         Unidad: los componentes deben ser independientes encaminados a un mismo fin.

·         Factor limitante: importancia en la objetividad para escoger diferentes cursos de acción o alternativas para llegar a un fin.

·         Inherencia: la programación es necesaria en cualquier organización humana.

Existen diferentes etapas dentro de la planeación tales como su propósito que es determinar lo que debe hacerse en el presente, para estar en una situación satisfactoria en el futuro; además una de las bases de la empresa es la misión que se refiere a la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe, esta debe ser amplia, concreta, motivadora y posible, de aquí de despliega la visión que se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización.

Los pilares más importantes de cualquier organización son los valores ya que con ellos la empresa se define así misma porque estos son los mismos para la organización como para sus miembros y especialmente para sus dirigentes. Otra etapa son los programas que se refiere a las instrucciones para la solución de un problema con el fin de obtener el objetivo de la empresa.; también se deben tener procedimientos ya que son los planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.

Para que todo esto funcione y se pueda llevar a cabo se necesitan realizar presupuestos, esta herramienta de gestión cuantifica pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Sin embargo debe realizarse un plan o memoria de proyecto donde se plasma escrita y ordenadamente nuestra idea inicial estructurándola para reducir al máximo riesgos.

Por último vimos los tipos de planeación que son tres:

·         Estratégica: proceso donde se declara la visión y misión, se analiza la situación externa e interna, se establecen objetivos generales y se formular estrategias y planes para alcanzar dichos objetivos, es decir es la planeación de manera global.

·         Táctica: se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos.

·         Operativa: se refiere a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada uno de los departamentos.

Elaborado por Arantxa Palafox Orozco

CIENCIA Y ÉTICA

Enfermedades Financieras de las Empresas

Análisis de los Estados Financieros

REFLEXIÓN

En esta unidad 3 titulada “Métodos de análisis de los estados financieros”  aprendí que existen varios métodos que puede utilizar la empresa para identificar como se encuentra y si esta obteniendo las utilidades esperadas.

Clasificación:

a)      Medidas previas: con este se hace el redondeo de cifras y el agrupamiento de cuentas. La suma de activo, y pasivo mas capital deben ser iguales.

b)      Porcientos integrales: sirve para identificar que porcentaje le corresponde a cada cuenta que forman parte de un todo o 100%.

c)       Razones simples: consiste en relacionar una partida con otra a través de su cociente, en ella encontramos las siguientes razones:

1.       Liquidez: lo que tiene la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo.

·         Capital de trabajo

·         Razón simple

·         Prueba de ácido o severa

2.       Rentabilidad: utilidad o ganancias.

·         Rendimiento sobre ventas (ROS)

·         Rendimiento sobre activos (ROA)

·         Rendimiento del capital (ROE)

3.       Apalancamiento: financiamiento e intereses.

·         Deuda (acreedores)

·         Propiedad (accionistas)

·         Objetivo de intereses las veces que la empresa puede pagarlos

4.       Actividad: veces que gira o recupera la empresa sus;

·         Rotación de activos

·         Rotación de cuentas por cobrar

·         Rotación de inventarios

d)      Razones estándar: comparar el promedio de dos conceptos que integran los estados financieros, para obtener una medida de referencia. se clasifican en:

1.       Internas: diferentes estados financieros de la misma empresa.

2.       Externas: se obtienen de datos de estados financieros de diferentes empresas pero que sean del mismo giro.

Sus razones son:

o   Promedio aritmético simplemente

o   Mediana

o   Modo

e)      Aumentos y disminuciones: comparación del año mas reciente con el anterior para identificar si en la empresa existe un:

      Aumento

      Disminución

      Neutral

f)       Tendencias: sirve para determinar la propensión relativa y absoluta de las cifras plasmadas en los estados financieros.

§  Se pueden comparar las tendencias de varios años

§  De forma horizontal

§  Conceptos relacionados

§  Así como obtener: relativo y tendencia relativa

§  Se puede graficar para identificar tendencias

Cada uno de estos métodos ayudan a la toma de decisiones, por lo cual la empresa los aplica para la obtención de resultados y saber como se encuentra financieramente la misma.

Silvia Rosales Campos

REFLEXIÓN

El análisis de los Estados Financieros

El tema central de esta unidad fueron los estados financieros, que se definen como la representación estructurada y organizada de la situación financiera y el rendimiento financiero de la entidad, es decir, muestran un resumen de todas las operaciones que la empresa realizó en el transcurso del periodo que éstos comprenden, que generalmente es de un año; dichos estados cumplen 3 funciones económicas básicas que son:

1.       Proporcionan una forma conveniente a los propietarios y acreedores de la empresa acerca de la situación actual y el desempeño financiero pasado de la entidad.

2.       Ofrecer una forma conveniente a los propietarios y acreedores para establecer metas de desempeño e imponer restricciones a los administradores de la empresa.

3.       Proporcionar plantillas convenientes para la planeación financiera.

Los estados contables básicos son cuatro y los enuncio a continuación:

a)      Estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados: como su nombre lo dice muestra los resultados de operaciones durante el periodo y se basa en el modelo de ingresos menos gastos, que dan como resultado la utilidad o pérdida neta; es por medio de esta cuenta/resultado que este estado se relaciona con el balance general, ya que el resultado neto es una cuenta de capital.

b)      Estado de situación financiera o balance general: muestra los activos por un lado y los derechos sobre ellos (es decir, pasivos y capital) por el otro. Se relaciona con el estado de flujos de efectivo porque éste da como resultado el saldo final de caja o bancos que se incluye en el rubro del activo circulante como la cuenta de efectivo/caja/bancos.

c)       Estado de flujo de efectivo: da un resumen de los flujos de efectivo de las actividades de operación, inversión o financiamiento. Muestra la capacidad de la empresa para generar efectivo.

d)      Estado de variaciones de capital: muestra el incremento o decremento en el patrimonio de las sociedades. Se relaciona con el estado de resultados porque de éste obtiene la utilidad o pérdida, y con el balance general porque le proporcionará el saldo de la cuenta de capital.  

Al ser los estados financieros sólo un resumen de las operaciones de la organización, éstos deben ir acompañados de notas que ofrezcan mayor detalle acerca de los métodos contables que se han usado y la condición financiera de la empresa, estas notas son llamadas notas a los estados financieros o notas financieras. Los puntos que se muestran en las notas son:

1)      Explicación de los métodos utilizados.

2)      Mayor detalle de lo que concierne a los activos y pasivos.

3)      Información referente a la estructura del capital de la empresa.

Al concluir el periodo contable, las organizaciones deben elaborar un reporte anual que contenga el resumen de las operaciones realizadas por cada departamento o comité. El contenido de un informe financiero se describe a continuación (se tomó de base el informe 2011 de Grupo Modelo SAB de CV):

a.       Datos relevantes. Muestra todos los datos financieros de mayor importancia, como las ventas, activos, pasivos y utilidades totales, estos resultados se obtienen de los estados financieros y se comparan con años anteriores.

b.      Informe del director general. Es una carta en la que el director general explica a los accionistas de manera detallada la forma en que se obtuvieron los resultados mostrados en la sección de datos relevantes.

c.       Objetivos que toman forma. Muestran los compromisos que se forja la empresa para con ella misma, sus clientes (tanto internos como externos) y el medio ambiente.

d.      Consejo de administración y funcionarios. En esta sección se describe la estructura de dicho consejo, mediante una presentación del nombre de las personalidades que lo integran y el puesto que desempeñan.

e.      Resúmenes financieros. Se muestra un resumen de todas las operaciones llevadas a cabo en la empresa, comparándolas con resultados de años anteriores.

f.        Informes.

1.       Comité de auditoría. Revisan el correcto cumplimiento de todas las actividades de la empresa.

2.       Comité de finanzas. Elaborar estados financieros y revisar los de años anteriores, elaborar presupuestos y proyectar inversiones.

3.       Comité de prácticas societarias. Evalúan el desempeño de los directivos. Se revisan las actividades llevadas a cabo por el área de responsabilidad social.

g.       Información financiera. Muestra los estados financieros consolidados (2011 y 2010) que se darán a conocer a los accionistas, seguidos de las notas que detallan las operaciones mostradas en dichos estados.

Ana Cristina Cisneros Martínez

Finanzas

Reflexión Unidad 1: "Introducción al estudio de las finanzas”.

En esta unidad 1 vimos la introducción al estudio de la finanzas la cual dentro de su concepto nos dice que las finanzas es estudiar el cómo asignar el recurso escaso a través del tiempo en escenarios de incertidumbre, es relación a su etimología tenemos dos ramas una es “finis” que proviene del griego y significa “fin de una transacción” y el otro es “finacia” que proviene del latín y significa “pago de dinero”. En su objetivo nos dice que es la obtención, utilización e incremento de los recursos económicos.

Dentro de las áreas del estudio de las finanzas nos dice que tenemos 3 tipos:

* Mercado de dinero y capitales ya que el mercado de dinero son instrumentos financieros a corto plazo, bajo riesgo por incertidumbre, alto grado de liquidez, bajo rendimiento un ejemplo pueden ser: pagares, bonos etc. En el mercado de capitales son activos financieros a mediano y largo plazo un ejemplo son las acciones.

* Inversiones: Es la compra de activos fijos, presupuesto de capital, proyecto de inversión.

* Administración de las empresas: Se centra en 2 aspectos tanto la liquidez como la rentabilidad.

En base a los estados financieros nos dice que son los documentos donde se pueden observar el resultado del ejercicio, vana acompañados de notas explicatorias y la fecha de formulación son en el mes de marzo y la fecha de publicación en el mes de mayo.

Dentro del organigrama del departamento de fianzas nos dice que cuenta con:

* Administrador financiero: Se encarga de todas las áreas de finanzas y comunica al director.

* Contralor: Supervisa el área de contabilidad y auditoría.

* Tesorero: Tiene relación con inversionistas externos, maneja la exposición de la empresa al cambio de divisas y administra los impuestos.

* Administrador de planeación financiera: Analiza los impuestos de capital y decide si entra o sale algún negocio. 

En relación a las razones de estudiar las finanzas se mencionan algunas:

* Administrar recursos personales.

* Interactuar en el mundo de los negocios.

* Logro de oportunidades de trabajo gratificantes.

* Toma de decisiones bien fundamentadas.

* Enriquecerse intelectualmente. 

Y en pequeño resumen esto fue lo que vimos en la unidad 1.

REFLEXIÓN

En esta unidad 4 titulada “Sistema de planeación” observamos que la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos humanos, materiales, financieros y técnicos de una empresa. Dentro de la administración se desglosa el sistema de planeación para establecer los objetivos, determinar las políticas y estrategias para preparar planes.

Los tipos de planeación son:

a)      Formal: se plasma por escrito

b)      Informal: intuición y queda en nuestra mente

Así mismo la planeación cuenta con las siguientes tendencias:

·         Enfoque sistemático: analiza la organización como un todo (análisis foda)

·         Enfoque experimental: adopta diferentes actividades o estrategias observando las generan éxito y desechando las que no funcionan.

El objetivo de la planeación es estudiar la factibilidad y viabilidad de los planes planteados para saber hacia dónde dirigir los esfuerzos.

El sistema de planeación comprendido así como un ciclo en donde las entradas que son los recursos humanos, tecnológicos, financieros y técnicos, el tiempo, lugar, energía, información y datos alimentan al sistema de planeación.

El proceso de planeación es fijar:

Ø  Objetivos: que voy hacer

Ø  Políticas: guía a seguir

Ø  Estrategia: como lo voy hacer y cual camino voy a seguir

Ø  Programas: establecer tiempos, actividades programadas por fecha

Ø  Procedimiento: las formas por las cuales se lleva a cabo la solución, reflejadas en tiempo, esfuerzo y dinero

Los puntos antes mencionados se transforman en salidas, que son los planes:

a)      Estratégico: a largo plazo y con visión general de la empresa

b)      Táctico: a mediano plazo y por departamentos

c)       Operacional: a corto plazo y por puestos

El regulador juega un papel importante, puesto que es quien gobierna todo el sistema. La retroalimentación mantiene en funcionamiento el sistema.

No debemos olvidar el ambiente externo afecta a nuestra planeación y no tenemos control sobre ellos como el clima, economía y competencia, nuestra planeación debe tomar en cuenta al entorno.

Silvia Rosales Campos

La Teoría General de Sistemas

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

La Teoría General de Sistemas fue desarrollada por el biólogo Berthalanffy, cuyo campo de acción es el estudio de la vida, la composición y el comportamiento de los seres vivos. Por ejemplo, al ser humano lo toma como un sistema que a si vez está formado por otro conjunto de sistemas como el respiratorio, digestivo, nervioso, etc.

Su finalidad era aplicar todos estos conocimientos al campo administrativo para poder producir teorías y formulaciones prácticas que se vieran reflejadas en una mayor productividad organizacional. Todo esto basado en la recopilación de elementos de disciplinas tales como la psicología, filosofía, economía y la biología; la unión de todos estos elementos propició la generación de un nuevo enfoque, el enfoque sistémico, cuyas premisas son las siguientes:

1.       Los sistemas existen dentro de otros sistemas.

2.       Existen sistemas abiertos.

3.       La función de los sistemas depende de su estructura.

Este enfoque define a un sistema como un conjunto de elementos relacionados que interactúan entre sí para lograr un fin.

Los sistemas pueden ser de muy variados tipos, como los estáticos, cibernéticos, sociales, etc., no obstante y sin importar del tipo que sea, un sistema tiene los siguientes objetivos:

1.       Analizar cómo se relacionan los elementos y para qué se relacionan.

2.       Determinar cuáles elementos son necesarios y cómo se relacionan para lograr determinado resultado.

Por último, la difusión de la TGS ha servido de base para la comunicación entre estudiosos de distintas disciplinas como la psicología, sociología, economía, cibernética, etc.

Ana Cristina Cisneros Martínez

La Administracion y el Lugar que Ocupa en el Sistema de la Ciencia

REFLEXION

Unidad 1

(1) en esta primera unidad de sistemas de administración el tema principal fue la administración y el lugar que ocupa la ciencia pudimos descarta que una administración es un proceso que consta de planear, controlar, dirigir y organizar, para que un administrador pueda ser eficiente y eficaz y obtener como resultado una buena efectividad. (2) una empresa es un grupo de personas dirigidas a un mismo objetivo, se puede nombrar que una empresa tiene que contar con personas, propósitos y una buena estructura.(3)las  características estan establecida con un propósito que se logra con y por medio de grupos y se utiliza la tecnología para u ayuda y dirigir.(4) toda empresa tiene como importancia llevar a cabo un propósito con esfuerzo ajeno. (5) los fines de toda empresa es optimizar recursos con eficiencia técnica, la integración de las personas y dirigir, coordinar las actividades hacia un buen común.(6)hay 3 tipos de administración importantes y únicos. Son, administración pública que se encarga de las actividades gubernamentales, administración privada con el fin de dirigir y coordinar y por último la administración mixta que es la que tienen administración pública y privada. (7) la naturaleza de la administración es la ciencia aplicada de los conocimientos obtenidos y propósitos. Es seguir un logro de algo en específico como un objetivo. (8) ahora bien ya basándonos con lo que tener en cuenta que es un administrador profesional y que requisitos debe de tener, ser responsable, proponerse metas y visibilidad, contra con conocimientos ser eficiente y tener  eficacia, ser constante y establecer metas y objetivos.

La Administracion y el Lugar que Ocupa en el Sistema de la Ciencia

REFLEXION

En esta unidad 1 titulada “La administración y el lugar  que ocupa en el sistema de la ciencia” vimos que la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, con el objetivo de conseguir un fin. Es un proceso evolutivo y constante que va cambiando de acuerdo a las necesidades de la empresa, la eficiencia y la eficacia son importantes para que la organización obtenga mejores resultados.

Una empresa eta conformada por tres elementos los cuales son; personas, un propósito o fin común y la estructura esta última se plasma en un organigrama para saber que función desempeña cada uno de los integrantes de la organización.

Las características de la administración es, que el logro del propósito se logra mediante, con y por los esfuerzos de un grupo,  utilizando la tecnología, cabe señalar que la tecnología sirve de apoyo mas no reemplaza a las personas. Su importancia es la de llevar a cabo un propósito con el esfuerzo ajeno.

Los fines de la administración son:

·         Optimizar los recursos con eficiencia técnica.

·         Integración de las personas.

·         Dirigir y coordinar las actividades hacia un bien común.

La administración a su vez se divide en tres tipos:

1.       Administración Pública: se da en el gobierno, con la ejecución y observancia de la política gubernamental.

2.       Administración Privada: actividades de los particulares, ejemplo de ellos tenemos la industria, colegios y universidades.

3.       Administración Mixta: tiene una combinación de ambas; pública y privada puede ser autónoma y descentralizada.

La naturaleza de la administración es que se le considera una ciencia aplicada, ya que se han hecho muchos estudios pero no se ha estipulado si es un arte o pertenece a las ciencias  exactas. En esta unidad un tema que me intereso mucho fue el administrador profesional, ya que me ayudo a darme cuenta cuales son las habilidades que debe poseer  y cuál es el perfil que debo tener al culminar mi carrera, entre ellas destacan las siguientes:

ü  Ser una persona capaz, preparada y responsable.

ü  Saber dirigir a los demás.

ü  Dominio del conocimiento técnico.

ü  Utilizar las habilidades, esfuerzos y talentos de otros para lograr el fin establecido.

ü  Aplicar la auditoria administrativa para revisar como se encuentra la empresa.

ü  Utilizar la forma científica para resolver los problemas que se van presentando en la entidad.

Silvia Rosales Campos